Zapytanie ofertowe na opracowanie Strategii Rozwoju Gminy Dębno na lata 2023-2030

                                               Dębno, dnia 21.02.2022 r.

Gmina Dębno
Ul. Marsz. J. Piłsudskiego 5
74- 400 Dębno

PiR.271.1.2022

ZAPYTANIE OFERTOWE

Zamawiający:
Gmina Dębno
ul. Marsz. J. Piłsudskiego 5
74- 400 Dębno
strona internetowa: www.debno.pl
tel. 95 760 30 50, tel.  95 760 49 20
e-mail: i.mazepa@debno.pl

I. Opis przedmiotu zamówienia:  
Przedmiotem zamówienia jest opracowanie Strategii Rozwoju Gminy Dębno na lata 2023-2030
z wszelkimi wymaganiami obowiązującymi, w tym zakresie szczegółowo opisanej w art. 10 e ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym z późniejszymi zmianami, przy zachowaniu zgodności z aktualnymi dokumentami strategicznymi lokalnymi, w tym przygotowywanym projektem strategii terytorialnej i wyższego rzędu tj. strategii województwa oraz krajowej strategii rozwoju regionalnego,  wraz z przeprowadzeniem strategicznej oceny oddziaływania na środowisko, w tym prognozy oddziaływania na środowisko jako elementu warunkowego, uzależnionego od stwierdzenia przez stosowne organy o konieczności jej sporządzenia opisane w ustawie z dnia 3 października 2008r  o udostępnianiu o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach odziaływania na środowisko z późniejszymi zmianami.
Minimalny zakres strategii:
1)    diagnoza sytuacji społecznej, gospodarczej i przestrzennej gminy, zawierająca między innymi analizę SWOT z uwzględnieniem obszarów funkcjonalnych w tym miejskich obszarów funkcjonalnych,
2)    cele strategiczne rozwoju w wymiarze społecznym, gospodarczym i przestrzennym,
3)    kierunki działań podejmowanych dla osiągnięcia celów strategicznych,
4)    oczekiwane rezultaty planowanych działań, w tym w wymiarze przestrzennym, oraz wskaźniki ich osiągnięcia,
5)    model struktury funkcjonalno-przestrzennej gminy,
6)    ustalenia i rekomendacje w zakresie kształtowania i prowadzenia polityki przestrzennej w gminie,
7)    obszary strategicznej interwencji określone w strategii rozwoju województwa, o której mowa w art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2019 r. poz. 512, 1571 i 1815 oraz z 2020 r. poz. 1378), wraz z zakresem planowanych działań,
8)    obszary strategicznej interwencji kluczowe dla gminy, jeżeli takie zidentyfikowano, wraz z zakresem planowanych działań,
9)    system realizacji strategii, w tym wytyczne do sporządzania dokumentów wykonawczych,
10)   ramy finansowe i źródła finansowania.
Zakres realizacji usługi obejmuje w szczególności:
1)    ustalenie harmonogramu opracowania projektu strategii opisanego w art. 10f ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. z późniejszymi zmianami o samorządzie gminnym,
2)    przeprowadzenie spotkania roboczego z zespołem ds. opracowania strategii rozwoju – powołanego przez Burmistrza Dębna zarządzeniem,
3)    zorganizowanie, zawiadomienie o spotkaniach i przeprowadzenie co najmniej czterech spotkań/ warsztatów z mieszkańcami, przedsiębiorcami, rolnikami i organizacjami pozarządowymi – w przypadku utrzymywania się obostrzeń Covid-19 dopuszcza się spotkania w formule „on-line”,
4)    przygotowanie i przeprowadzenie badań/konsultacji społecznych, zbieranie wniosków i uwag oraz merytoryczne opracowanie zebranych danych,
5)    opracowanie projektu dokumentu strategii zgodnie z aktualnymi wytycznymi i przepisami oraz bieżące monitorowanie zmian wytycznych i przepisów dotyczących zakresu opracowania oraz stosowanie się do ich aktualnej wersji,
6)    przeprowadzenie procesu konsultacji społecznych projektu strategii wraz z raportem z przebiegu konsultacji, ich podsumowaniem, zbiorczym zestawieniem zgłoszonych uwag i wniosków oraz z rekomendacją ich wprowadzenia lub odrzucenia,
7)    przygotowanie prezentacji multimedialnej projektu strategii,
8)    prezentację ostatecznej wersji Strategii na Komisjach i sesji Rady Miejskiej Dębna,
9)    przygotowanie pełnej wersji opracowania – po zatwierdzeniu przez Radę Miejską Dębna
 2 egz. w wersji elektronicznej w postaci edytowalnych plików tekstowych z rozszerzeniem doc lub .docx oraz w formacie typu pdf i 3 egz. w kolorowej wersji papierowej,
10)    przygotowanie systemu monitorowania i ewaluacji realizacji strategii oraz wszelkich niezbędnych dokumentów wykonawczych Gminy,
11)    przeprowadzenie konsultacji projektu strategii rozwoju gminy z sąsiednimi gminami i ich związkami oraz innymi instytucjami i organami do tego przewidzianymi w ustawie o zasadach prowadzenia polityki rozwoju,
12)    uzyskania opinii zarządu Województwa Zachodniopomorskiego w zakresie zgodności z regionalną polityką rozwoju i zagospodarowania przestrzennego,
13)    w przypadku konieczności przeprowadzenie strategicznej oceny oddziaływania na środowisko projektu Strategii Rozwoju Gminy Dębno na lata 2022-2030, w tym przygotowanie wniosku o wydanie opinii w trybie przepisów ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnienie informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz ocenach oddziaływania na środowisko (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 247, ze zm.), zwanej dalej ustawą OOŚ, wraz z przygotowaniem prognozy odziaływania na środowisko projektu strategii.
14)    raportowanie postępu prac przez kontakt mailowy przynajmniej 1 raz na miesiąc, począwszy od daty podpisania umowy wraz z kompletowaniem i dostarczaniem na każde wezwanie Zamawiającego dokumentów pozwalających na ocenę prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia,       
15)    przekazanie na rzecz Zamawiającego wszelkich praw autorskich do dokumentu „Strategia Rozwoju Gminy Dębno na lata 2023-2030” oraz praw własności do przekazanych Zamawiającemu egzemplarzy na których Strategia została utrwalona.
16)    uwzględnienie uwag Zamawiającego - Zamawiający zastrzega sobie prawo nadzorowania i wnoszenia uwag do opracowanych dokumentów na każdym etapie ich tworzenia.

Termin realizacji zamówienia: do 30 września 2022 r.  
Warunki płatności:
1)    wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia płatne będzie przelewem na  wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy,
2)    wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu zamówienia płatne będzie jednorazowo, po zrealizowaniu całości zadania, o którym mowa w pkt. 1 niniejszego zapytania,
3)    Zamawiający zobowiązuje się dokonać zapłaty w terminie 14 dni od doręczenia przez Wykonawcę prawidłowo wystawionej faktury/rachunku,
4)    podstawą do wystawienia faktury/rachunku będzie podpisany obustronnie końcowy protokół odbioru przedmiotu zamówienia.
II. Inne istotne warunki zamówienia:
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca spełnił następujące warunki:
1)    wykazał się niezbędną wiedzą i doświadczeniem w zakresie usług objętych niniejszym zapytaniem:
a)    na potwierdzenie spełniania warunku wiedzy i doświadczenia Wykonawca musi wykazać, że wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej trzy usługi będące przedmiotem niniejszego zapytania lub podobnych (tj. strategii rozwoju/programów strategicznych) obejmujących swoim zakresem obszar społeczno-gospodarczy gminy/powiatu/regionu lub obszaru funkcjonalnego - zgodnie z załącznikiem Nr 2 do niniejszego zapytania,
b)    na potwierdzenie wykonania wyżej wymienionych usług Wykonawca zobligowany jest przedstawić dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług ujętych w wykazie (kserokopie dokumentów - referencje, protokoły odbioru), zadania nie potwierdzone dokumentami nie będą brane pod uwagę.
III. Kryterium oceny ofert:
O wyborze oferty decydować będą kryteria: cena (80%) i ocena zrealizowanych strategii objętych
przedstawionymi referencjami (20 %). Wybór nastąpi w oparciu o cenę brutto. Cena ofertowa ma
charakter ryczałtowy i powinna być tak skalkulowana, aby obejmowała wszystkie niezbędne
koszty wymagane do realizacji przedmiotu zamówienia (w tym również koszty związane z
koniecznością przeprowadzenia strategicznej oceny oddziaływania na środowisko, jeżeli będzie
wymagana). Przedłożone referencje punktowane będą w sposób następujący: jedna rekomendacja to
5 pkt, dwie rekomendacje – 10 pkt, trzy – 15 pkt, cztery i więcej – 20 pkt.
Jeśli co najmniej dwie oferty otrzymają taką samą liczbę punktów za referencje, a wnioskodawcy
zaproponują taką samą cenę - Zamawiający zaprasza wykonawców, którzy złożyli oferty, o których mowa powyżej do złożenia ofert dodatkowych w wyznaczonym przez siebie terminie i udziela zamówienia temu Wykonawcy, który zaoferuje niższą cenę. Niedopuszczalne jest zaoferowanie cen wyższych niż podane w złożonych ofertach.
Oferty złożone po terminie nie są rozpatrywane.
Dla ważności postępowania o udzielenie zamówienia wymagane jest złożenie co najmniej jednej ważnej oferty.
W przypadku, gdy Wykonawca nie złoży dokumentów wymaganych w zapytaniu ofertowym, lub złożone dokumenty będą zawierały błędy albo budziły wątpliwości Zamawiającego, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia albo udzielenia wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba, że mimo ich złożenia/uzupełnienia/poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta Wykonawcy podlegałaby odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Zamawiający ma prawo wezwać Wykonawcę, którego oferta wydaje się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia do udzielenia wyjaśnień w tym zakresie.
Odrzucone zostaną oferty:
1)    których treść nie odpowiada wymaganiom określonym w zapytaniu ofertowym/zaproszeniu do składania ofert,
2)    zawierające błąd w obliczeniu ceny lub kosztów,
3)    zawierające rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,
4)    w przypadku, gdy Wykonawca nie uzupełni dokumentów lub nie udzieli wyjaśnień we wskazanym przez Zamawiającego terminie lub też nie będą one odpowiadały wymaganiom Zamawiającego określonym w zapytaniu ofertowym,
5)    w przypadku gdy  Wykonawca nie załączy wykazu opisanego w załączniku Nr 2 do oferty.
6)    złożone po terminie składania ofert.
Jeżeli nie można wybrać oferty z uwagi na fakt, że zostały złożone oferty o tej samej cenie albo dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów, Zamawiający zaprasza wykonawców, którzy złożyli oferty, o których mowa powyżej do złożenia ofert dodatkowych w wyznaczonym przez siebie terminie i udziela zamówienia temu Wykonawcy, który zaoferuje niższą cenę. Niedopuszczalne jest zaoferowanie cen wyższych niż podane w złożonych ofertach.
W przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, jaka może być przeznaczona na realizację zamówienia, Zamawiający może przed wyborem oferty najkorzystniejszej przeprowadzić negocjacje dotyczące ceny z wykonawcą, którego oferta zostałaby uznana za najkorzystniejszą, gdyby Zamawiający posiadał środki na realizację zamówienia.
Termin związania ofertą: 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
IV. Sposób przygotowania oferty:
Ofertę należy sporządzić w języku polskim.
Na kompletną ofertę składają się:
1)    wypełniony i podpisany formularz ofertowy – zał. nr 1,
2)    wypełniony i podpisany wykaz wykonanych usług – wg zał. nr 2 wraz z dokumentami potwierdzającymi prawidłowe wykonanie usług, o których mowa w wykazie. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną.
Cena ofertowa ma charakter ryczałtowy i powinna być tak skalkulowana, aby obejmowała wykonanie całości przedmiotu zamówienia opisanego w zapytaniu ofertowym i jego załącznikach, była ceną kompletną, jednoznaczną i ostateczną, uwzględniającą ewentualne rabaty i upusty oraz wszelkie koszty związane z właściwym przygotowaniem i wykonaniem przedmiotu zamówienia (w tym również koszty związane z koniecznością przeprowadzenia strategicznej oceny oddziaływania na środowisko, jeżeli będzie wymagana). Wartość cenową należy podać w złotych polskich, cyfrą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.
V. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty:
Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 2 marca 2022 r. godziny 12:00 drogą elektroniczną na adres: i.mazepa@debno.pl, w tytule wiadomości należy wpisać: Oferta na: „Opracowanie Strategii Rozwoju Gminy Dębno na lata 2023-2030”.
VI. Informacje dodatkowe:
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego, jeżeli:
1) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu,
 2) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
 3) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć,
4) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie Umowy lub prawidłową jej realizację.
 2. Zapytanie ofertowe może być także unieważnione przez Zamawiającego bez podania przyczyny (bez podania uzasadnienia) w każdym momencie i nie stanowi podstawy do roszczenia sobie prawa ze strony Oferenta do realizacji zamówienia, nie później niż do ogłoszenia wyboru najkorzystniejszej oferty.
3. Oferenci uczestniczą w postępowaniu na własny koszt i ryzyko, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu unieważnienia postępowania przez Zamawiającego.
4.Wykonawcy mogą zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego pisemnie lub drogą elektroniczną odpowiednio w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej zaproszenia do składania ofert. Jeżeli wniosek o udzielenie wyjaśnień wpłynął po terminie lub dotyczy udzielonych wyjaśnień wniosek taki zostanie pozostawiony bez rozpoznania.
5. Osoba prowadząca sprawę p. Izabela Kubiak- Mazepa tel.: 95 7604920, 95 760 3001 wew.121, email: i.mazepa@debno.pl
6. Zamawiający niezwłocznie nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia upływu terminu składnia ofert zamieści na stronie internetowej Gminy Dębno / http://bip.debno.pl/strony/menu/42.dhtml informację dotyczącą złożonych ofert, to jest nazwę firmy i cenę brutto.

    Burmistrz Dębna
    Grzegorz Kulbicki
……………….…………………….
       (podpis Zamawiającego)

Załączniki:
1)    Formularz ofertowy – zał. nr 1;
2)    Wykaz wykonanych usług - zał. nr 2;
3)    Wzór umowy – zał. nr 3;
4)    Klauzula RODO – zał. nr 4.