Zarządzenie Nr 68/30/2012 z dnia 30.07.2012 roku w sprawie: wprowadzenia polityki rachunkowości obowiązującej w Urzędzie Miejskim w Dębnie

ZARZĄDZENIE Nr  68 / 30 / 2012

BURMISTRZA  DĘBNA

z dnia 30.07.2012 roku

w sprawie: wprowadzenia polityki rachunkowości obowiązującej  w Urzędzie Miejskim w Dębnie

Działając na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.) i szczególnych ustaleń zawartych w art.40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz.1240 z późn. zm.) oraz art. 68 ust 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r.  Nr 157, poz.1240 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1

1. Wprowadza się zawartą w niniejszym zarządzeniu politykę rachunkowości obowiązującą w Urzędzie Miejskim w Dębnie.

2. Przyjęte w polityce rachunkowości zasady uwzględniają specyfikę funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Dębnie, a jednym z podstawowych celów ich wprowadzenia jest zapewnienie przejrzystości gospodarki finansowej urzędu, a w szczególności wymaganej jakości sprawozdań finansowych i budżetowych.

 

Rozdział I

Przepisy ogólne

§ 2

Ilekroć w polityce rachunkowości obowiązującej w Urzędzie Miejskim w Dębnie mowa o:

1) gminie - należy przez to rozumieć Gminę Dębno,

2) właściwych organach gminy - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Dębnie i/lub Burmistrzu Dębna,

3) burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Dębna,

4) radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Dębnie,

5) urzędzie, jednostce - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Dębnie,

6) kierowniku jednostki - należy przez to rozumieć Burmistrza Dębna,

7) budżecie - należy przez to rozumieć budżet Gminy Dębno w rozumieniu art. 211 ustawy o finansach publicznych,

8) skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Dębno,

9) dysponencie środków budżetowych - należy przez to rozumieć właściwą komórkę  organizacyjną urzędu merytorycznie odpowiedzialną za dokonywane wydatki  ujęte w planie finansowym jednostki,

10) planach finansowych wydatków - należy przez to rozumieć sporządzone na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, uchwały budżetowej, plany finansowe w szczególności dla urzędu,

11) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć wyodrębniony zgodnie z obowiązującym regulaminem organizacyjnym wydział urzędu,

12) wydziale finansowo-budżetowym - należy przez to rozumieć właściwy do spraw finansów i budżetu wydział urzędu odpowiedzialny za finansową, księgową i budżetową realizację wydatków, dochodów, przychodów i rozchodów.

13) kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć osobę kierującą, zgodnie z obowiązującym regulaminem organizacyjnym, wyodrębnionym wydziałem urzędu,

14) ustawie o rachunkowości - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.),

15) ustawie o samorządzie gminnym - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U.2001.142.1591 z późn. zm.),

16) ustawie o finansach publicznych - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.),

17) klasyfikacji budżetowej - należy przez to rozumieć klasyfikację uregulowaną normami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, wydanym na podstawie ustawy o finansach publicznych,

18) sprawozdawczości budżetowej - należy przez to rozumieć normy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, wydanym na podstawie ustawy o finansach publicznych,

19) sprawozdaniach budżetowych - należy przez to rozumieć sprawozdania sporządzane zgodnie z zasadami przyjętymi w rozporządzeniu w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

20) rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości - należy przez to rozumieć rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, wydanym na podstawie ustawy o finansach publicznych,

21) sprawozdaniach finansowych - należy przez to rozumieć sprawozdania - w szczególności bilanse - sporządzane w trybie określonym w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości,

22) rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji środków trwałych - należy przez to rozumieć rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie klasyfikacji środków trwałych,

23) procedurze uchwalania budżetu -należy przez to rozumieć obowiązującą w gminie uchwałę organu stanowiącego wydaną na podstawie ustawy o finansach publicznych,

24) rachunku bankowym budżetu - należy przez to rozumieć wyodrębniony rachunek bankowy przeznaczony do dokonywania operacji związanych z prowadzeniem rozliczeń w zakresie budżetu gminy, tj. dochodów, przychodów, wydatków i rozchodów.

25) rachunku bankowym jednostki - należy przez to rozumieć rachunek bankowy, na który pobierane są dochody jednostki i z którego dokonywane są wydatki budżetowe.

26) kodeksie karnym - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 6 czerwca 1997r. Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553 z późn. zm.),

§ 3

1. Rokiem obrotowym dla urzędu w zakresie wszystkich ksiąg rachunkowych

prowadzonych w jednostce jest rok kalendarzowy.

2. Okresem sprawozdawczym jest miesiąc.

§ 4

1. Odpisów umorzeniowych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, których wartość przekracza wielkość ustaloną w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne nie są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania ich do używania.

2. Określonych w ust. 1 odpisów umorzeniowych dokonuje się w stosunku do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, których wartość przekracza 3.500,00zł., stosownie do treści art. 16 d ust 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000r. Nr 54 poz. 654 z późn. zm.).

3. Umarza się jednorazowo i w całości zalicza w koszty w miesiącu przyjęcia do eksploatacji:

1) książki i zbiory dydaktyczne

2) środki dydaktyczne

3) odzież i umundurowanie

4) meble i dywany

5) inwentarz żywy

6) pozostałe środki trwałe (wyposażenie) oraz wartości niematerialne i prawne, których wartość nie przekracza wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości,  w momencie oddania ich do używania.

4. Księgi inwentarzowe, z zastrzeżeniem pkt 5, prowadzi się dla pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych umarzanych w 100% w momencie oddania ich do używania, których wartość jest nie niższa niż 300 zł.

5. Materiały eksploatacyjne, a w szczególności materiały biurowe nie podlegają ewidencji.

6. Bez względu na wartość, księgi inwentarzowe prowadzi się dla następujących środków trwałych:

1) aparaty telefoniczne,

2) meble,

3) sprzęt audiowizualny,

4) sprzęt elektroniczny i elektrotechniczny,

5) sprzęt komputerowy i drukarki,

6) rolety, żaluzje,

7) sprzęt AGD,

8) sprzęt rolniczy: kosiarki, podkaszarki i inne.

7. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje przy zastosowaniu stawek określonych w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji środków trwałych.

8. Okres amortyzacji bilansowej prawa wieczystego użytkowania gruntu wynosi 20 lat, a stawka amortyzacji wynosi 5%.

9. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje jednorazowo w grudniu za okres całego roku. W przypadku likwidacji lub nieodpłatnego przekazania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych umorzenie ujmowane jest w księgach rachunkowych w dniu likwidacji lub nieodpłatnego przekazania.

10. Nowo przyjęte środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje począwszy od następnego miesiąca po miesiącu, w którym przyjęto je do używania.

11. Nie umarza się gruntów i dóbr kultury.

12. Odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek naliczonych na koniec kwartału.

13. Rzeczowe aktywa obrotowe wycenia się na dzień bilansowy według ich wartości wynikającej z ewidencji.

14. W przypadku postawienia jednostki w stan likwidacji aktywa zostają wycenione według zasad określonych dla jednostek kontynuujących działalność chyba, że co innego wynika z przepisów o likwidacji jednostki.

15. Ponoszone koszty ujmowane są na kontach zespołu 4 - Koszty według rodzajów i ich rozliczenie.

16. Materiały i towary wycenia się przy zastosowaniu cen zakupu.

§ 5

1. W celu ustalenia nadwyżki lub niedoboru budżetu operacje gospodarcze dotyczące dochodów i wydatków budżetowych ujmowane są w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznych (kasowo zrealizowanych) dochodów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budżetu, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

2. Ustalenie wyniku finansowego urzędu odbywa się z zastosowaniem metody porównawczej polegającej na algebraicznym zestawieniu osiągniętych w roku obrotowym przychodów z poniesionymi przez jednostkę kosztami wyszczególnionymi w układzie rodzajowym (dotyczy kosztów ewidencjonowanych na kontach zespołu 4).

3. Do przychodów urzędu zalicza się w szczególności dochody budżetu gminy nie ujęte w planach finansowych innych gminnych jednostek budżetowych takie jak dotacje celowe pochodzące z budżetu państwa oraz z budżetów innych jednostek samorządu terytorialnego, kwoty subwencji, należne gminie udziały w podatkach stanowiących dochód budżetu państwa.

4. Do wydatków urzędu zalicza się wszystkie wydatki nie ujęte w planach finansowych innych gminnych jednostek budżetowych, w tym wydatki związane z funkcjonowaniem organu stanowiącego i zarządu jednostki samorządu terytorialnego. Ponadto w planie finansowym urzędu ujmuje się także:

1) dotacje i środki przekazywane na rzecz budżetów innych jednostek samorządu terytorialnego i związków komunalnych,

2) wpłaty na rzecz związków jednostek samorządu terytorialnego.

5. Należności realizowane na rzecz innych jednostek ujmuje się jako zobowiązania na rzecz tych jednostek.

6. Wartość należności aktualizuje się na dzień bilansowy zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o rachunkowości, a w szczególności art. 28 cyt. ustawy z zastrzeżeniem ust. 6-11 niniejszego paragrafu.

7. Odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących rozchodów budżetowych zalicza się do wyniku na pozostałych operacjach nie kasowych.

8. Odpisy aktualizujące wartość należności realizowanych na rzecz innych jednostek obciążają zobowiązania wobec tych jednostek.

9. Odpisy aktualizujące wartość należności są dokonywane nie później niż na dzień bilansowy.

10. Należności i zobowiązania oraz inne składniki aktywów i pasywów wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy.

§ 6

1. Księgi rachunkowe prowadzone są w języku polskim i w walucie polskiej.

2. Księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie urzędu.

3. Sprawozdania finansowe sporządzane są na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości.

4. Sprawozdania budżetowe sporządzane są na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

5. Księgi rachunkowe otwiera się na początek roku obrotowego, a zamyka na dzień kończący rok obrotowy.

6. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

7. Księgi rachunkowe, obejmujące zbiory zapisów księgowych oraz obrotów i sald (sum zapisów) tworzą:

1) dziennik zawierający chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zapisy w dzienniku są kolejno numerowane, a obroty liczone w sposób ciągły,

2) księga główna składająca się z kont syntetycznych i analitycznych, na których księgowane są operacje równolegle zarejestrowane w dzienniku. W księdze głównej dokonuje się zapisów syntetycznych w porządku chronologicznym, na kontach przewidzianych w planie kont,

3) księgi pomocnicze tworzące konta analityczne, będące uszczegółowieniem zapisów na kontach księgi głównej. Księgi pomocnicze prowadzone są w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony zbiór kont uzgadniany z zapisami na kontach księgi głównej,

4) zestawienia obrotów i sald stanowiące zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych, których obroty powinny być zgodne z obrotami dziennika. Zestawienia obrotów i sald dokonuje się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż raz w miesiącu.

 

§ 7

 

Księgi rachunkowe prowadzone są w formie komputerowej z użyciem w szczególności

następujących specjalistycznych programów księgowych:

1) SYSTEM ADAS Moduł Finanse i Księgowość zaprojektowany i wykonany przez TenSoft Sp. z o.o.  ul. Katowicka 50, 45-061 Opole,  System został wprowadzony do użycia w dniu 01.01.2002r. Wersja programu komputerowego jest na bieżąco aktualizowana,

2) Program płacowy QWARKzaprojektowany i wykonany przez QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o. 41-800 Zabrze, ul. Knurowska 19. System został wprowadzony do użycia w dniu 01.01.2006r. Wersja programu komputerowego jest na bieżąco aktualizowana.

3) Aplikacja STOCK do zarządzania majątkiem zaprojektowana i wykonana przez SmartMedia Sp. z o.o. ul. Migowska 54d 80-287 Gdańsk. System został wprowadzony do użycia w dniu 01.01.2012r. Wersja programu komputerowego jest na bieżąco aktualizowana,

4) Moduł PODATKI-OSOBY PRAWNE zaprojektowany i wykonany przez U.I.INFO-SYSTEM Roman i Tadeusz Groszek sp.j. Marsz. Józefa Piłsudskiego 31 lok.240, 05-120 Legionowo.

System został wprowadzony do użycia w dniu 01.01.2010r. Wersja programu komputerowego jest na bieżąco aktualizowana,

5) Moduł PODATKI-OSOBY FIZYCZNE zaprojektowany i wykonany przez U.I.INFO-SYSTEM Roman i Tadeusz Groszek sp.j. Marsz. Józefa Piłsudskiego 31 lok.240, 05-120 Legionowo. System został wprowadzony do użycia w dniu 01.01.2010r. Wersja programu komputerowego jest na bieżąco aktualizowana,

6) Moduł PODATKEK OD ŚRODKÓW TRANSPORTOWYCH zaprojektowany i wykonany przez U.I.INFO-SYSTEM Roman i Tadeusz Groszek sp.j. Marsz. Józefa Piłsudskiego 31 lok.240, 05-120 Legionowo. System został wprowadzony do użycia w dniu 01.01.2010r. Wersja programu komputerowego jest na bieżąco aktualizowana,

7) Moduł OPŁATY LOKALNE zaprojektowany i wykonany przez U.I.INFO-SYSTEM Roman i Tadeusz Groszek sp.j. Marsz. Józefa Piłsudskiego 31 lok.240, 05-120 Legionowo. System został wprowadzony do użycia w dniu 01.01.2010r. Wersja programu komputerowego jest na bieżąco aktualizowana,

8) Program PŁATNIK zaprojektowany i wykonany przez Asseco Poland S.A., ul. Olchowa 14, 35-322 Rzeszów dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. System został wprowadzony do użycia w dniu 01.01.1999r. Wersja programu komputerowego jest na bieżąco aktualizowana,

9) Program BESTIA zaprojektowany i wykonany na zlecenie Fundacji Fundusz Współpracy przez konsorcjum firm SPIN S.A., Sputnik Software Sp. z o.o. oraz MiCOMP dla Ministerstwa Finansów.

System został wprowadzony do użycia w dniu 01.01.2008r. Wersja programu komputerowego jest na bieżąco aktualizowana,

10) Program FAKTURA SMALL BUSINESS zaprojektowany i wykonany przez MEGA-TECH - Oprogramowanie Dla Twojej Firmy, al. 1 Maja 87 lok. 103, 90-755, Łódź. System został wprowadzony do użycia w dniu 01.01.2011r. Wersja programu komputerowego jest na bieżąco aktualizowana,

§ 8

W urzędzie prowadzone są (w formie komputerowej) w szczególności następujące, wyodrębnione księgi główne:

 

1) w bazie danych o nazwie „jednostka urzędu”

     DZIENNIK GŁÓWNY jednostki  JD

     URZĄD MIEJSKI W DĘBNIE

 

2) w bazie danych o nazwie „budżet”:

     DZIENNIK GŁÓWNY budżetu BD

     BUDŻET GMINY DĘBNO

§ 9

1. Podstawą wyodrębnienia ksiąg rachunkowych wymienionych w § 8 polityki rachunkowości jest specyfika wykonywanych zadań w jednostce.

2. Biorąc pod uwagę kryterium określone w ust. 1 oraz kierując się postulatem przejrzystości ksiąg rachunkowych, prowadzi się w urzędzie w szczególności:

1) odrębną księgę przeznaczoną do dokumentowania operacji gospodarczych w zakresie budżetu gminy,

2) odrębną księgę przeznaczoną do dokumentowania operacji gospodarczych

w zakresie dochodów i wydatków urzędu.

§ 10

1. W celu prawidłowego i przejrzystego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych tworzy się, w miarę potrzeb, konta analityczne.

2. Wprowadzając do używania konta analityczne stosuje się kryterium podmiotowe (np. kontrahent), przedmiotowe (analogiczny rodzaj operacji) lub mieszane podmiotowo-przedmiotowe.

3. Konta analityczne tworzy się w ten sposób, że do numeru konta syntetycznego dodaje  się, po myślniku, odpowiednie oznaczenie konta analitycznego (rozwinięcie analityczne), na które składają się najpierw dwie cyfry a następnie kolejne cztery cyfry (_ _ _-_ _-_ _ _ _).

4. W polityce rachunkowości konta analityczne nie są ujmowane w obowiązującym wykazie kont.

§ 11

W urzędzie prowadzone są (w formie komputerowej), oprócz ksiąg głównych

wymienionych w § 8 polityki rachunkowości następujące wyodrębnione księgi pomocnicze:

1) baza danych  „płace urzędu”,

2) baza danych  „środki trwałe”,

3) baza danych  „opłaty lokalne”

4) baza danych  „podatki lokalne”

5) baza danych  „składki ZUS”

6) baza danych  „VAT”

§ 12

1. Księgi pomocnicze zawierają zapisy będące uszczegółowieniem zapisów księgi głównej.

2. Określone w ust. 1 księgi pomocnicze okresowo są uzgadniane z zapisami księgi głównej, w której dokonano zapisów księgowych.

3. Księgi pomocnicze prowadzi się w szczególności dla:

1) środków trwałych w formie ewidencji ilościowo-wartościowej w księdze inwentarzowej środków trwałych (prowadzona w formie komputerowej w bazie danych „środki trwałe”),

2) dla pozostałych środków trwałych o wartości powyżej 300zł. i poniżej 3.500zł. w formie ewidencji ilościowo-wartościowej w księdze inwentarzowej środków trwałych,

3) dla rozrachunków z pracownikami w formie imiennych kart wynagrodzeń gwarantujących uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia (prowadzona w formie komputerowej w bazie danych „płace urzędu”),

4) dla kontrahentów w formie jednolitej bazy danych grupującej dostawców i odbiorców.

§ 13

Księgi rachunkowe urzędu są prowadzone z zachowaniem następujących zasad:

1) rzetelności oznaczającej, iż dokonane zapisy odzwierciedlają rzeczywisty stan faktyczny,

2) bezbłędności oznaczającej, iż do ksiąg rachunkowych wprowadzono kompletne i prawidłowo zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, przy jednoczesnym zapewnieniu ciągłości zapisów oraz bezbłędności działania stosowanych procedur obliczeniowych,

3) sprawdzalności oznaczającej, iż księgi rachunkowe umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych,

4) bieżącego prowadzenia oznaczającej, iż księgi prowadzone są na bieżąco, a zapisy w księgach dokonywane niezwłocznie.

 

Rozdział II

Zasady ewidencjonowania operacji gospodarczych

w księgach  rachunkowych

§ 14

1. Wprowadza się jednolite zasady prowadzenia kont syntetycznych używanych do dokumentowania operacji gospodarczych dokonywanych w ramach budżetu gminy, zgodnie z normami zawartymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa oraz opisanymi w załączniku nr 1 do zarządzenia.

2. Konta analityczne tworzy się zgodnie z zasadami określonymi w § 10 polityki rachunkowości oraz opisanymi w załączniku nr 1 do zarządzenia.

§ 15

1. Stosownie do powszechnie obowiązujących przepisów prawa wprowadza się systematykę kont syntetycznych służących do dokumentowania operacji gospodarczych w urzędzie, w sposób określony w załączniku nr 2 do zarządzenia.

2. Konta analityczne tworzy się zgodnie z zasadami określonymi w § 10 polityki rachunkowości oraz opisanymi w załączniku nr 2 do zarządzenia.

§ 16

1. Stosownie do postanowień § 7 polityki rachunkowości do prowadzenia ksiąg rachunkowych używa się specjalistycznego oprogramowania, którego szczegółowy opis stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

2. Opis systemu informatycznego służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, regulują odrębne przepisy obowiązujące w urzędzie.

3. Opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.

Rozdział IV

Szczególne zasady dotyczące planowania i wykonywania budżetu

obowiązujące w Urzędzie Miejskim w Dębnie

§ 17

1. Komórki organizacyjne urzędu uczestniczą, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz zarządzeniami i uchwałami właściwych organów, w procesach związanych z projektowaniem budżetu oraz jego wykonywaniem, tj. gromadzeniem i rozdysponowywaniem środków budżetowych, z uwzględnieniem postanowień zawartych w niniejszym rozdziale polityki rachunkowości.

2. Do dokonywania wydatków budżetowych uprawnione są jedynie te komórki organizacyjne, które posiadają status dysponenta środków budżetowych. Wydział finansowo-budżetowy wykonuje dyspozycje złożone przez dysponentów.

3. W zakresie realizacji wydatków objętych planem finansowym urzędu stosuje się, zgodnie  z ustawą o finansach publicznych, zasadę funkcjonalnego rozdzielenia dysponowania środkami budżetowymi i w konsekwencji merytorycznej odpowiedzialności za dokonywane wydatki od ich kasowej realizacji i kontroli, które to zadania wykonywane są przez skarbnika oraz podległe mu służby finansowe urzędu.

4. Skarbnik oraz pracownicy wydziału finansowo-budżetowego nie są upoważnieni do sporządzania dokumentacji źródłowej w szczególności umów, porozumień, faktur lub rachunków dotyczących sprzedaży, list obecności radnych, będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych w jednostce. Wyjątek stanowią umowy dotyczące pożyczek udzielanych z budżetu gminy.

5. Dokumentacja źródłowa, o której mowa w ust. 4 sporządzana jest przez właściwe, merytoryczne komórki organizacyjne urzędu, dysponentów środków budżetowych, a następnie przekazywana do wydziału finansowo-budżetowego celem ich księgowej i kasowej realizacji.

§ 18

1. Na zasadach i w terminach określonych w odrębnej uchwale organu stanowiącego dysponenci środków budżetowych opracowują materiały do projektu uchwały budżetowej na następny rok budżetowy.

2. Materiały, o których mowa w ust. 1 opracowywane są z użyciem formularzy zatwierdzonych przez Burmistrza zarządzeniem w sprawie: instrukcji opracowania materiałów planistycznych do projektu budżetu i Wieloletniej Prognozy Finansowej.

3. Wnioski o których mowa w ust. 2 opracowywane są w układzie zadań w szczegółowości do paragrafu klasyfikacji budżetowej i zawierają przewidywane kwoty wydatków jak i ewentualnie dochodów.

4. Wniosek w przedmiocie projektu budżetu gminy przekazywany jest przez dysponentów środków budżetowych do wydziału finansowo-budżetowego, a następnie po weryfikacji formalnej jak i z punktu widzenia założeń przyjętych do budżetu na kolejny rok budżetowy oraz przyjęciu przez Burmistrza stanowi podstawę do sporządzenia informacji, o której mowa w § 19 polityki rachunkowości.

§ 19

1. Dysponenci środków budżetowych po otrzymaniu, w terminie określonym w ustawie o finansach publicznych, informacji o kwotach dochodów i wydatków sporządzają projekt planu finansowego (preliminarz budżetowy) w szczegółowości do paragrafu klasyfikacji budżetowej.

2. Przekazane do urzędu preliminarze budżetowe podlegają weryfikacji pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej.

3. Zweryfikowany preliminarz budżetowy stanowi podstawę gospodarki finansowej w okresie od dnia 1 stycznia roku budżetowego do dnia uchwalenia budżetu i w konsekwencji opracowania planu finansowego jednostki.

§ 20

1. W terminie określonym w ustawie o finansach publicznych dysponenci środków budżetowych otrzymują informacje o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków celowych.

2. Dysponenci środków budżetowych dostosowują projekt planu finansowego urzędu w zakresie dochodów i wydatków do kwot ujętych w uchwale budżetowej.

3. W terminie określonym w rozporządzeniu w sprawie gospodarki finansowej, na podstawie informacji określonej w ust. 1, dysponent środków budżetowych sporządza plan finansowy w zakresie dochodów i wydatków celowych.

4. Plan, o którym mowa w ust. 3 sporządzany jest w szczegółowości do paragrafu klasyfikacji budżetowej i podpisywany jest przez Burmistrza i Skarbnika lub osoby ich zastępujące.

§ 21

1. Zmiana planu finansowego urzędu dokonywana jest na pisemny wniosek dysponenta środków budżetowych (wraz z uzasadnieniem) podpisany przez kierownika komórki organizacyjnej (bądź też osoby go zastępującej), który powinien zawierać wskazanie zadania, działu, rozdziału oraz paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatku.

2. Decyzję w przedmiocie zmiany planu finansowego urzędu podejmuje Burmistrz w formie zarządzenia.

3. Jeżeli skutkiem zmiany planu finansowego będzie zmiana budżetu lub w budżecie, do której uprawniona jest wyłącznie rada, Burmistrz występuje z inicjatywą uchwałodawczą w przedmiocie zmiany budżetu do Rady Miejskiej.

§ 22

1. Określony w § 21 ust. 1 polityki rachunkowości wniosek przekazywany jest do skarbnika, gdzie na podstawie informacji przekazanych przez dysponenta środków budżetowych sporządzane są projekty uchwał lub projekty zarządzeń.

2. Wymienione w ust. 1 projekty uchwał i zarządzeń przedkłada na naradach z Burmistrzem skarbnik lub osoba go zastępująca.

3. Z inicjatywą w sprawie zmian planu finansowego urzędu mogą występować, poza dysponentami  środków budżetowych, z urzędu Burmistrz i Skarbnik lub osoby ich zastępujące.

§ 23

Niezwłocznie w terminach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, komórki organizacyjne urzędu powiadamiane są przez wydział finansowo-budżetowy o dokonanych zmianach planu finansowego urzędu.

§ 24

1. Komórki organizacyjne, które w zakresie zadań przez nie wykonywanych przygotowują dokumenty (w szczególności umowy lub porozumienia z jednostkami samorządu terytorialnego oraz innymi podmiotami), których skutkiem będzie zmiana planu finansowego urzędu i w konsekwencji zmiana uchwały w sprawie budżetu gminy, zobowiązane są do niezwłocznego przekazania do wydziału finansowo-budżetowego  informacji w przedmiotowej sprawie wraz ze sporządzonym, zgodnie z § 21 ust. 1 polityki rachunkowości, wnioskiem celem przygotowania projektów uchwał właściwych organów gminy lub zarządzeń burmistrza.

2. Wniosek o którym mowa w ust. 1 kieruje się do wydziału finansowo-budżetowego po podpisaniu umów (porozumień) przez upoważnione do dokonywania takich czynności osoby.

3. W razie konieczności do dokumentu dołącza się kopię umowy lub innej czynności prawnej.

§ 25

1. Komórki organizacyjne urzędu wykonujące zadania związane z pobieraniem opłat, stanowiących dochód budżetu gminy, w szczególności opłat skarbowych zobowiązane są:

1) prawidłowo i terminowo ustalać wysokość należności z tytułu pobieranych opłat,

2) jeśli przepis szczególny nie stanowi inaczej, wydawać wszelkie dokumenty stanowiące dowód przeprowadzonej czynności administracyjnej dopiero po wykazaniu przez stronę, iż dokonała wpłaty należnej opłaty na właściwy rachunek budżetu gminy,

3) prowadzić akta sprawy w sposób umożliwiający w szczególności ustalenie zasadności oraz prawidłowej wysokości pobranej opłaty,

4) na podstawie wniosku strony dokonywać oceny zasadności zwrotu nadpłaty lub nienależnie pobranej kwoty opłaty. Pisemna dyspozycja kierownika lub upoważnionego pracownika właściwej komórki organizacyjnej stanowi podstawę do dokonania zwrotu nadpłaty lub nienależnie pobranej opłaty przez wydział finansowo-budżetowy urzędu. W przypadkach budzących wątpliwość co do zasadności nadpłaty lub nienależnie pobranej opłaty przeprowadza się konsultacje ze służbami prawnymi urzędu oraz w razie konieczności z wydziałem finansowo-budżetowym, a następnie niezwłocznie przekazuje się do wydziału finansowo-budżetowego dyspozycję w przedmiocie zwrotu nadpłaty lub zwrotu nienależnie pobranej opłaty.

2. Jeżeli przepis szczególny tak stanowi, a także jeśli jest to uzasadnione praktyką działania danej komórki organizacyjnej urzędu stronom wydawane są dokumenty, potwierdzające fakt poniesienia przez stronę kosztu z tytułu wykonanej czynności administracyjnej.

3. Wydział finansowo-budżetowy obowiązany jest:

1) prowadzić ewidencję dochodów budżetowych o charakterze publicznoprawnym i cywilnoprawnym według działów i rozdziałów określających rodzaj działalności oraz według paragrafów klasyfikacji budżetowej.

2) terminowo wysyłać do zobowiązanych wezwania do zapłaty, a także podejmować czynności określone w przepisach o postępowaniu egzekucyjnym w administracji w zakresie należności o charakterze publicznoprawnym.

3) w zakresie określonym w odrębnych przepisach przygotowywać cywilnoprawne projekty rozstrzygnięć w przedmiocie umorzenia należności nieściągalnych.

4) dokonywać zwrotu nadpłat lub nienależnie pobranych dochodów na podstawie dyspozycji określonej w ust. 1 pkt 4 niniejszego paragrafu, zgodnie z wnioskiem strony, w formie gotówkowej w kasie urzędu lub bezgotówkowej na krajowy rachunek bankowy strony.

5) w przypadkach nie budzących wątpliwości, kiedy na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej (przypisy należności), w oparciu o wniosek strony ustalono, iż powstała nadpłata lub wpłacone zostało nienależne świadczenie, wydział finansowo-budżetowy dokonuje z urzędu zwrotu pobranych środków finansowych zgodnie z dyspozycją złożoną przez stronę, bezgotówkowo na jej krajowy rachunek bankowy lub gotówkowo w kasie urzędu.

§ 26

1. Dysponenci środków budżetowych prowadzą pomocniczą ewidencję wydatków, umożliwiającą ustalenie źródeł finansowania wydatków oraz wielkość zaangażowanych środków na realizację zadań.

2. Dysponenci środków budżetowych dokonują wydatków budżetowych na cele i do wysokości kwot ujętych w zatwierdzonych planach finansowych urzędu.

3. Wydatków budżetowych dokonują, w ramach swojej właściwości, komórki organizacyjne urzędu z wyłączeniem wydziału finansowo-budżetowego, do którego obowiązków należy zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa wykonywanie dyspozycji jak i kontrola formalno-rachunkowa przedłożonych przez dysponentów środków budżetowych dokumentów.

4. Wydział finansowo-budżetowy uruchamia środki finansowe (w formie gotówkowej lub bezgotówkowej) na zapłatę zobowiązań na podstawie przedłożonych dokumentów księgowych takich jak faktury, rachunki itp.

5. Dysponenci środków budżetowych są zobowiązani do merytorycznej oceny wydatków pod kątem ich zgodności z zadaniami publicznoprawnymi wykonywanymi przez urząd, a także do stosowania właściwej klasyfikacji budżetowej wydatków.

§ 27

1.Wydział finansowo-budżetowy dokonuje ewidencji księgowej wydatków strukturalnych na podstawie klasyfikacji, udokumentowanej na fakturze lub innym dokumencie księgowym z użyciem pieczęci.

2. Ustala się następującą treść pieczęci używanej do odnotowania na dokumencie księgowym faktu przeprowadzenia przez dysponenta środków budżetowej klasyfikacji wydatków strukturalnych:

 

Wydatek zakwalifikowano do wydatku strukturalnego

Kod …………..w wysokości……………………………….

 

……………………………        …………………………..

                                                                              data                          podpis

 

§ 28

1. Dysponenci środków budżetowych sporządzają półroczne i roczne informacje zawierające analizę dokonanych wydatków budżetowych niezbędne do sporządzenia sprawozdań opisowych, o których mowa w ustawie o finansach publicznych.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu zawierają informacje w przedmiocie zadań finansowanych ze środków publicznych, a wykonywanych przez komórkę organizacyjną, w ramach jej właściwości.

§ 29

Dysponenci środków budżetowych dokonują wydatków budżetowych:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

§ 30

1. Dysponenci środków budżetowych dokonujący wydatków, których źródłem finansowania są środki pochodzące z dotacji, w szczególności dotacji z budżetu państwa, zobowiązani są do szczególnej staranności w zakresie przestrzegania przepisów regulujących wydatkowanie tego rodzaju środków publicznych.

2. W terminach i na zasadach określonych przez podmioty udzielające dotacji, dysponenci środków budżetowych sporządzają okresowe informacje zawierające merytoryczne analizy dokonanych wydatków.

§ 31

1. Dysponenci środków budżetowych dokonujący wydatków, których źródłem finansowania są środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej oraz innych źródeł zagranicznych nie podlegających zwrotowi, zobowiązani są do szczególnej staranności w zakresie przestrzegania procedur wynikających z zawartych umów, a także przepisów ogólnych obowiązujących dla danych programów.

2. W szczególności, w sposób nie budzący wątpliwości, zobowiązani są do ustalenia czy dany wydatek może być pokryty ze środków zagranicznych (wydatek kwalifikowalny).

3. Przedkładając dokument do kontroli skarbnikowi udzielają wszelkich wyjaśnień wskazujących na jakiej podstawie uznano dany wydatek za kwalifikowalny.

4. Dokumenty księgowe dotyczące operacji gospodarczych, których źródłem finansowania są środki określone w ust. 1 niniejszego paragrafu przechowywane są w wydziale finansowo-budżetowym.

§ 32

1. Środki finansowe przeznaczone na wydatki gminnych jednostek budżetowych przekazywane są z rachunku budżetu gminy na rachunek właściwej jednostki.

2. Operacje księgowe dotyczące rejestracji zdarzeń, o których mowa w ust. 1 ujmowane są w księgach rachunkowych prowadzonych dla potrzeb budżetu gminy.

3. Środki na wydatki uruchamiane są na podstawie zgłaszanych potrzeb przez jednostki budżetowe z wyjątkiem dotacji oraz innych środków celowych przekazywanych niezwłocznie po otrzymaniu na rachunki bankowe gminnych jednostek budżetowych.

§ 33

1. Na zasadach i trybie określonym w rozporządzeniu w sprawie sprawozdawczości budżetowej wydział finansowo-budżetowy sporządza sprawozdania budżetowe w szczególności takie jak:

1) Rb-27S o dochodach,

2) Rb-27ZZ o dochodach z zadań zleconych,

3) Rb-28S o wydatkach,

4) Rb-NDS o nadwyżce i deficycie,

5) Rb-PDP o podstawowych dochodach podatkowych,

6) Rb-50 o dochodach i wydatkach z dotacji celowych,

7) Rb-ST o stanie rachunków bankowych.

2. Podstawą sporządzania sprawozdań zbiorczych są sprawozdania jednostkowe przedłożone przez gminne jednostki organizacyjne.

 

§ 34

Wydział finansowo-budżetowy sporządza, na zasadach i trybie określonym rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, sprawozdania finansowe w szczególności takie jak bilanse (jednostkowe, łączne i skonsolidowane) rachunek zysków i strat, zestawienie zmian we funduszu jednostki.

 

§ 35

Podstawą sporządzenia sprawozdań określonych w paragrafach 33 i 34 polityki rachunkowości są zapisy dokonane w księgach rachunkowych prowadzonych w urzędzie.

 

Rozdział V

Postanowienia końcowe

§ 36

1. Zarządzenia wchodzi w życie z dniem podpisania.

2. Uchyla się Zarządzenie Wewnętrzne Burmistrza Dębna Nr 21/2010 z dnia 30 grudnia 2010r.  w sprawie: określenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Miejskim w Dębnie.