Logo BIP Logo ePUAP
Biuletyn Informacji Publicznej
herb jednostki
Urząd Miejski w Dębnie
System eBoi

eBoi
Jak załatwić sprawę?

System eWrota

eWrota
BIPy jednostek organizacyjnych.

ZARZĄDZENIE NR 106/49/2012 BURMISTRZA DĘBNA z dnia 14 grudnia 2012 r. w sprawie kontroli zarządczej w Gminie Dębno.


Zarządzenie Nr 106/49/2012
Burmistrza Dębna

z dnia 14 grudnia 2012 r.

w sprawie kontroli zarządczej w Gminie Dębno. 

Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.),  art. 69 ust. 1, pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) zarządzam, co następuje : 

§ 1. 1. Ustalam zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Dębno, zwane dalej Zasadami kontroli zarządczej, w brzmieniu stanowiącym załącznik do zarządzenia. 

2. Kontrola zarządcza w Gminie Dębno prowadzona jest w jednostkach organizacyjnych Gminy Dębno za którą odpowiedzialni są kierownicy tych jednostek, w tym kontrola zarządcza prowadzona przez Burmistrza Dębna w Urzędzie Miejskim w Dębnie. 

§ 2. 1. Zobowiązuję kierowników wydziałów Urzędu Miejskiego w Dębnie oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Dębno do: 

1. zapoznania podległych pracowników ze Standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawartymi w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz. Urz. MF nr 15, poz. 84) oraz z treścią niniejszego zarządzenia, 

2. zapewnienia realizacji niniejszego zarządzenia. 

2. Zobowiązuję kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Dębno do: a. zorganizowania i zapewnienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w tych jednostkach, uwzględniającego specyfikę i charakter jednostki, składania Burmistrzowi do końca lutego każdego roku, za pośrednictwem koordynatora kontroli zarządczej , o którym mowa w § 3, informacji o sposobie zorganizowania i funkcjonowania kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie kierowanej przez niego jednostki, według wzoru zawartego w załączniku nr 3 do Zasad kontroli zarządczej. 

§ 3. 1. Koordynację kontroli zarządczej w Gminie Dębno prowadzi Sekretarz Gminy zwany koordynatorem kontroli zarządczej. 

2. Koordynator kontroli zarządczej w imieniu Burmistrza Dębna sprawuje nadzór nad właściwym funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej. 

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2013r.. 

 

Burmistrz Dębna 


Piotr Ryszard Downar


Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 106/49/2012  
Burmistrza Dębna  
z dnia 14 grudnia 2012 r. 

Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Dębno 

Rozdział 1.
Postanowienia ogólne 

§ 1. Kontrolę zarządczą w Gminie Dębno, zwaną dalej Gminą, stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań Gminy w sposób zgodny 
z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 

§ 2. Kontrola zarządcza w Gminie obejmuje zarządzanie jednostką samorządu terytorialnego, zaś najistotniejszym jej elementem jest system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania stopnia ich realizacji. 

§ 3. Ilekroć w treści Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie jest mowa o: 

1) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Dębnie, 

2) Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Dębna, 

3) jednostkach organizacyjnych Gminy - należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Gminy Dębno utworzone do realizacji zadań Gminy, 

4) ustawie o pracownikach samorządowych - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 
21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223 poz. 1458 ze zm.), 

5) ryzyku - należy przez to rozumieć możliwość zaistnienia zdarzenia, które będzie miało wpływ na realizacje założonych celów, 

6) Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - należy przez to rozumieć Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zawarte 
w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF 
Nr 15, poz. 84), 

7) koordynatorze kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy. 

§ 4. W ramach kontroli zarządczej w Gminie wyróżnia się w szczególności: 

1) samokontrolę, 

2) kontrolę wewnętrzną, prowadzoną przez: 

a) osoby zarządzające i pracowników Urzędu, zgodnie z podziałem zadań i kompetencji (kontrola wstępna, bieżąca i następcza), 

b) zespoły powoływane doraźnie w zakresie ustalonym przez Burmistrza, 

c) osoby znajdujące się na stanowiskach kierowniczych w Urzędzie, a także osoby wyznaczone do prowadzenia określonych zadań (pełnomocnicy, koordynatorzy), w zakresie zadań i kompetencji określonych regulaminem, statutem lub uchwałą Rady Miejskiej w Dębnie lub innym aktem prawnym (kontrola funkcjonalna), 

3) nadzór sprawowany przez: 

a) Burmistrza, Skarbnika, Sekretarza oraz osoby pełniące funkcje kierownicze, zgodnie z podziałem kompetencji i zadań, 

b) Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością w zakresie Systemu Zarządzania Jakością, 

4) kontrolę finansową prowadzoną przez inspektora ds. kontroli, Skarbnika Gminy, osoby przez niego upoważnione oraz służby finansowe Urzędu, 

5) kontrolę zewnętrzną sprawowaną przez: 

a) organy kontroli zewnętrznej, 

b) inspektora ds. kontroli lub zespoły powoływane doraźnie przez Burmistrza w odniesieniu do jednostek organizacyjnych Gminy, 

6) audyt wewnętrzny w zakresie oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie. 

Rozdział 2.
Cel i zakres kontroli zarządczej 

§ 5. 1. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 

1)  zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 

2)  skuteczności i efektywności działania, 

3)  wiarygodności sprawozdań, 

4)  ochrony zasobów, 

5)  przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 

6)  efektywności i skuteczności przepływu informacji, 

7)  zarządzania ryzykiem. 

2. Szczegółową charakterystykę celów kontroli zarządczej w Gminie przedstawia załącznik nr 1 do Zasad kontroli zarządczej. 

§ 6. Elementami systemu kontroli zarządczejw Urzędzie są w szczególności: 

1) ustawy, rozporządzenia, uchwały Rady Miejskiej, zarządzenia Burmistrza, 

2) procedury, instrukcje, zakresy czynności i obowiązki pracowników, polecenia służbowe, 

3) zarządzanie ryzykiem przez kierowników wydziałów Urzędu oraz stanowisk jednoosobowych (identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka, podejmowanie działań zapobiegających występowaniu ryzyka), 

4) ustalenie misji Gminy, celów i zadań strategicznych w ramach poszczególnych zadań budżetowych oraz zadań wspomagających osiągnięcie celów strategicznych, a także mierników określających stopień ich realizacji. 

§ 7. System kontroli zarządczej w Urzędzie obejmuje: 

1) kontrolę wstępną - o charakterze zapobiegawczym, stosowaną przed podjęciem decyzji, 

2) kontrolę bieżącą - w trakcie trwania działań objętych badaniem i na każdym etapie procesu, w celu wyeliminowania nieprawidłowości przed jego zakończeniem, 

3) kontrolę następczą - o charakterze inspekcyjnym, przeprowadzaną po zakończeniu określonych działań, skierowaną na wykrycie nieprawidłowości, wskazanie osób odpowiedzialnych i skorygowanie odstępstw w formie zaleceń pokontrolnych. 

§ 8. 1. Ogólne wskazówki dotyczące zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie stanowią Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. 

2. Standardy dzielą się na pięć grup odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej: 

1)  środowisko wewnętrzne, 

2)  cele i zarządzanie ryzykiem, 

3)  mechanizmy kontroli, 

4)  informacja i komunikacja, 

5)  monitorowanie i ocena. 

Rozdział 3.
Środowisko wewnętrzne 

§ 9. Standardy z grupy środowisko wewnętrzne - wpływające na jakość kontroli zarządczej, obejmują: 

1) Strukturę organizacyjną - w Urzędzie, reguluje zarządzenie Burmistrza Dębna w sprawie Regulaminu Organizacyjnego, który określa w szczególności organizację i zasady funkcjonowania Urzędu oraz zakres działania poszczególnych wydziałów; 

2) Kompetencje zawodowe - osoby zarządzające i pracownicy Urzędu są zobowiązani do stałego pogłębiania wiedzy i umiejętności niezbędnych do skutecznego 
i efektywnego wykonywania zadań na danym stanowisku, m.in. poprzez samokształcenie, szkolenia i dokształcanie w ramach studiów podyplomowych . W celu realizacji przepisów ustawy o pracownikach samorządowych dotyczących zatrudniania pracowników oraz w celu zapewnienia wyboru najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy w Urzędzie, wprowadzono zarządzeniem 102/47/2012- procedurę zatrudniania na wolne stanowiska określoną zarządzeniem Burmistrza w sprawie ustalenia procedury naboru na wolne kierownicze stanowiska urzędnicze oraz wolne stanowiska urzędnic ze w Urzędzie. Pracownicy podejmujący po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym w Urzędzie Miejskim w Dębnie, w tym na stanowiskach kierowniczych przechodzą przygotowanie teoretyczne i praktyczne w ramach służby przygotowawczej. Sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego zostały szczegółowo określone w Regulaminie służby przygotowawczej w Urzędzie. 

3) Przestrzeganie wartości etycznych - osoby zarządzające oraz pracownicy Urzędu Gminy zobowiązani są przy wykonywaniu powierzonych im zadań do przestrzegania wartości etycznych określonych w Kodeksie etyki pracowników Urzędu. Osoby zarządzające Urzędem wspierają i promują przestrzeganie wartości etycznych. 

4) Delegowanie uprawnień - zakresy obowiązków, uprawnień i kompetencji osób zarządzających i pracowników Urzędu zostały określone pisemnie i podlegają zmianom stosownie do stanu faktycznego. Zadania Burmistrza zostały określone 
w przepisach prawa powszechnie obowiązujących oraz Statucie Gminy Dębno. 
W Urzędzie uregulowano podział zadań i kompetencji pomiędzy Zastępcą Burmistrza, Skarbnikiem i Sekretarzem Gminy oraz prowadzenie określonych spraw Gminy w imieniu Burmistrza. Zakres zadań i obowiązków kierowników wydziałów Urzędu określono w Regulaminie Organizacyjnym. Obowiązki i uprawnienia pracowników Urzędu określone są w indywidualnych zakresach czynności (przyjętych podpisem pracownika). Zakres delegowanych uprawnień dla kierownictwa i pracowników Urzędu Miejskiego oraz jednostek organizacyjnych Gminy, wynika z pełnomocnictw i upoważnień Burmistrza. Pełnomocnictwa i upoważnienia podlegają bieżącej aktualizacji. 

Rozdział 4.
Cele i zarządzanie ryzykiem 

§ 10. 1. Burmistrz określa i aktualizuje wizję Gminy Dębno, opartą 
głównie na kierunkach rozwoju gminy, analizie mocnych i słabych stron oraz szans 
i zagrożeń. 

2. Burmistrz określa i aktualizuje misję Gminy Dębno, uwzględniając kierunki rozwoju gminy wpływające na pożądaną wizję. 

3. Burmistrz określa i aktualizuje cele strategiczne, służące do realizacji misji oraz cele operacyjne, wspomagające osiągnięcie celów strategicznych. 

4. Zadania niestanowiące priorytetów rozwoju gminy są planowane i realizowane przez osoby zarządzające i pracowników gminy w stopniu odpowiadającym ustawowemu obowiązkowi realizowania zadań samorządu terytorialnego z wykorzystaniem narzędzi 
i zasad bieżącego zarządzania operacyjnego. 

§ 11. Wizje, misje, cele strategiczne i operacyjne oraz zasady ich aktualizacji 
i związane z nimi ryzyka zawarte są odpowiednio w Strategii Gminy Dębno oraz Wieloletnim Planie Finansowym. 

§ 12. 1. Cele poszczególnych zadań budżetowych w projekcie budżetu Gminy 
(w części objaśniająco - opisowej budżetu) określane są przed rozpoczęciem roku budżetowego, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach - nie później niż do 
31 stycznia roku budżetowego. 

2. Projekt budżetu Gminy przygotowuje Burmistrz w terminie do 15 listopada roku poprzedzającego rok budżetowy. 

3. Cele w ramach poszczególnych zadań budżetowych ujęte są w budżecie Gminy Dębno wraz ze wskazaniem mierników określających stopień realizacji celów, ich planowanych wartości oraz jednostek organizacyjnych gminy odpowiedzialnych bezpośrednio za ich wykonanie. 

§ 13. 1. Kierownicy wydziałów Urzędu oraz kierownicy jednostek organizacyjnych gminy są odpowiedzialni za: 

1) realizację zadań danej jednostki organizacyjnej w sposób spójny z misją oraz celami strategicznymi i operacyjnymi Gminy, a także realizację celów poszczególnych zadań budżetowych ujętych w budżecie Gminy Dębno , 

2) prawidłową realizację zadań nie stanowiących priorytetów rozwoju Gminy w stopniu odpowiadającym ustawowemu obowiązkowi realizowania zadań samorządu terytorialnego, 

3) uwzględnienie w systemie monitorowania realizacji celów strategicznych, operacyjnych i pozostałych zadań Gminy nie stanowiących priorytetów rozwoju Gminy (ujętych w budżecie )a wynikających z ustawowego obowiązku realizacji zadań samorządu terytorialnego - zasad monitorowania ww. celów i zadań przez nadzorowane jednostki organizacyjne Gminy. 

4) zapoznanie podległych pracowników z misją oraz celami strategicznymi i operacyjnymi Gminy oraz celami poszczególnych zadań budżetowych, ujętymi w budżecie Gminy Dębno, dotyczącymi działania danego wydziału Urzędu lub jednostki organizacyjnej Gminy, 

5) zapoznanie podległych pracowników z rodzajem zadań wykonywanych w ramach działania gminy (realizacja celów strategicznych, operacyjnych, wynikających z ustawowych zadań jednostek samorządu terytorialnego, celów i zadań ujętych w budżecie Gminy Dębno), dotyczących działania wydziału Urzędu lub jednostki organizacyjnej gminy. 

2. Pracownicy Urzędu oraz pracownicy jednostek organizacyjnych Gminy obowiązani są do zapoznania się: 

1) z misją Gminy, 

2) z celami i zadaniami, realizowanymi w ramach działania Gminy (cele strategiczne, operacyjne, wynikające z ustawowych zadań jednostek samorządu terytorialnego i ujęte 
w budżecie Gminy Dębno). 

§ 14. Do dnia 31 marca każdego roku Burmistrz Dębna przygotowuje sprawozdanie 
z wykonania budżetu za poprzedni rok budżetowy, w tym sprawozdanie z realizacji celów 
(część objaśniająco - opisowa budżetu) z uwzględnieniem wskaźników. 

§ 15. 1. Metodami reakcji na wystąpienie ryzyka są: 

1) akceptowanie (tolerowanie), 

2) przeniesienie ryzyka - przekazanie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu, 

3) przeciwdziałanie ryzyku - zastosowanie mechanizmów kontroli wewnętrznej. 

2. W celu określenia metody przeciwdziałania ryzyku należy przeanalizować: 

1) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń, 

2) istniejące mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka, 

3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli, tj. zakres w jakim przeciwdziałają ryzyku, a poprzez to ułatwiają lub utrudniają realizację ustalonych celów i zadań. 

§ 16. 1. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz określenia metody przeciwdziałania ryzyku 
w odniesieniu do zadań Gminy nie stanowiących priorytetów rozwoju Gminy (ujętych 
w budżecie ) dokonują kierownicy wydziałów i stanowiska samodzielne Urzędu, stosownie do kompetencji określonych Regulaminem Organizacyjnym. 

2. Zidentyfikowane i ocenione ryzyka oraz określone metody przeciwdziałania ryzyku, 
o których mowa w ust. 1, w odniesieniu do najważniejszych zadań, kierownicy wydziałów i stanowiska samodzielne Urzędu przekazują koordynatorowi kontroli zarządczej, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Zarządzenia Burmistrza Dębna nr 105/49/2012 w sprawie procedur zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Dębnie. 

§ 17. Koordynator kontroli zarządczej przedstawia Burmistrzowi Dębna raport z koordynowania zarządzania ryzykiem (zidentyfikowane i ocenione ryzyka oraz określone metody przeciwdziałania ryzyku, o których mowa w § 20). 

§ 18. Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowalnego poziomu są na bieżąco monitorowane przez: 

1) kierowników wydziałów i samodzielne stanowiska Urzędu Miejskiego w Dębnie, którzy oceniają poziom zidentyfikowanego ryzyka oraz skuteczność stosowanych metod jego ograniczenia. 

2) kierownictwo Urzędu w ramach bieżącego zarządzania Urzędem Miejskim w Dębnie. 

Rozdział 5.
Mechanizmy kontroli 

§ 19. 1. W Urzędzie Miejskim w Dębnie obowiązuje zasada dokumentowania systemu kontroli zarządczej . 

2. Zarządzenia, pełnomocnictwa i upoważnienia Burmistrza, a także procedury, wytyczne i regulaminy wewnętrzne oraz zakresy obowiązków, odpowiedzialności 
i uprawnień pracowników Urzędu określa się w formie pisemnej. Zbiór i rejestry zarządzeń oraz pełnomocnictw i upoważnień Burmistrza prowadzi Wydział Administracyjno-Prawny Urzędu. 

3. Kierownicy wydziałów i samodzielne stanowiska Urzędu określają sposób dokumentowania systemu kontroli zarządczej w odniesieniu do merytorycznej działalności wydziału, uwzględniając specyfikę wydziału. 

§ 20. 1. W Gminie prowadzony jest nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. 

2. Nadzór, rozumiany jako istotny mechanizm kontroli zarządczej, który zakłada istnienie właściwego przywództwa kierownictwa i kontroli hierarchicznej na wszystkich etapach działalności, prowadzony jest w Urzędzie Miejskim przez: 

1) Burmistrza, Zastępcę Burmistrza, Skarbnika i Sekretarza zgodnie z podziałem kompetencji i zadań, 

2) kierowników wydziałów Urzędu oraz inne osoby sprawujące funkcje kierownicze w stosunku do pracowników, 

3) wydziały i samodzielne stanowiska Urzędu wykonujące zadania z zakresu nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Gminy, 

3. Nadzór prowadzony jest w formie i zakresie określonym przez wyznaczone osoby , zgodnie z podziałem zadań i kompetencji oraz uwzględnieniem specyfiki danej jednostki organizacyjnej Gminy i obejmuje w szczególności: 

1) środki oddziaływania merytorycznego, 

2) środki nadzoru personalnego. 

4. Nadzór realizowany jest w szczególności poprzez: 

1) monitorowanie działań podejmowanych przez podległych pracowników oraz jednostki organizacyjne Gminy, w tym realizacji celów i zadań, o których mowa w § 10 ust. 3 i 4. 

2) weryfikację dokumentów przedkładanych przez podległych pracowników i jednostki organizacyjne Gminy , 

3) udzielanie pracownikom i jednostkom organizacyjnym Gminy instruktażu i wyjaśnień, 

4) przeprowadzanie kontroli instytucjonalnych w wydziałach Urzędu, jednostkach organizacyjnych Gminy, 

5) przeprowadzanie kontroli wstępnej lub bieżącej, dokumentów lub stopnia realizacji zadań przez podległych pracowników, jednostki organizacyjne Gminy, 

6) organizowanie roboczych spotkań, dyskusji i posiedzeń w celu rozwiązywania bieżących problemów, 

7) wydawanie, w razie stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu podległych pracowników Urzędu, jednostek organizacyjnych Gminy, wiążących poleceń mających na celu ich usunięcie. 

§ 21. 1. W ramach standardu Ciągłość działalności w Urzędzie Miejskim w Dębnie wdrożono mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości pracy całego Urzędu, ze szczególnym uwzględnieniem wszystkich systemów informatycznych, m.in.: 

1) w celu ochrony prawidłowej pracy urządzeń komputerowych systemu informatycznego Urzędu (np. serwery, komputery, drukarki, urządzenia aktywne sieci), na wypadek awarii zasilania elektrycznego, zabezpieczono zasilanie z dedykowanej sieci elektrycznej, zabezpieczonej przez urządzenia podtrzymujące napięcie (UPS), 

2) cześć serwerów i urządzeń aktywnych sieci o krytycznym znaczeniu pracuje w systemie klastrowym, jest zdublowana i w razie wystąpienia awarii jednego serwera lub urządzenia, automatycznie przełącza się na drugie, 

2. Plany awaryjne i inne zabezpieczenia dla kluczowych działalności Urzędu, opracowane zostały na podstawie analizy ryzyka i są testowane przynajmniej raz do roku 
i aktualizowane w razie potrzeby. 

§ 22. 1. W Urzędzie wdrożono mechanizmy i procedury gwarantujące ochronę zasobów majątkowych, finansowych i informatycznych, przetwarzanych i przechowywanych danych oraz informacji i dokumentów objętych klauzulami niejawności oraz wynikających 
z ustawy o ochronie danych osobowych. 

2. Szczegółowe zasady i tryb ochrony ww. zasobów regulują: Polityka Bezpieczeństwa Informacji Urzędu. 

3. Podstawowe mechanizmy ochrony zasobów Urzędu obejmują: 

1) nadzorowanie dostępu do budynku Urzędu i jego pomieszczeń , ze szczególnym uwzględnieniem pomieszczeń serwerowni, pomieszczenia do przechowywania materiałów niejawnych oraz archiwum zakładowego, 

2) określenie prawa pobierania klucza do określonych pomieszczeń oraz ustalenie osób, które mają prawo przebywania w budynku Urzędu po godzinach pracy, 

3) ograniczenie do upoważnionych osób, dostępu do określonych zasobów, w tym kontrolowanie dostępu do urządzeń IT i serwerowni Urzędu oraz pomieszczenia do przechowywania materiałów niejawnych, (fizyczny dostęp do pomieszczeń, w których eksploatowane są systemy informatyczne chronią odpowiednio do wagi zagrożeń: zamykane drzwi, alarmy), 

4) przechowywanie bieżących kartotek papierowych w szafach zamykanych na klucz, 
w pomieszczeniach, w których odbywa się praca, 

5) przechowywanie archiwalnych dokumentów papierowych w regałach w pomieszczeniu archiwów, które są zamykane, 

6) przechowywanie kartotek papierowych dotyczących ewidencji ludności w zamykanych szafach. 

§ 23. 1. W ramach standardu Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych 
w Urzędzie, wprowadzona została Zarządzeniem Burmistrza, Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym, regulująca m.in. zasady ochrony danych zawartych w systemie informatycznym Urzędu, sposób zabezpieczenia i zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych, zabezpieczenia organizacyjne i techniczne oraz zasady monitorowania zabezpieczeń. 

2. Mechanizmy kontroli systemów informatycznych w Urzędzie Miejskim w Dębnie, obejmują 
w szczególności: 

1) definiowanie użytkowników, grup użytkowników oraz haseł (zasady obowiązujące przy definiowaniu użytkowników i przydziału haseł określa procedura administrowania identyfikatorami i hasłami dostępu), 

2) archiwizowanie danych na urządzeniach archiwizujących w serwerowni i przechowywane ich wg zasad określonych w procedurze tworzenia i przechowywania kopii bezpieczeństwa, 

3) zapisywanie wszystkich zbiorów informatycznych na dyskach komputerów głównych - serwerów, 

4) wprowadzenie w głównych serwerach systemu zapisu na macierzy dyskowej zwiększającej poprawność zapisu i bezpieczeństwo danych, 

5) bieżącą ochronę przed wirusami serwerów i stacji roboczych za pomocą zainstalowanych programów kontrolujących zawartość zbiorów uruchamianych razem z komputerem, 

6) bieżącą ochronę sieci przed atakiem z zewnątrz za pomocą zainstalowanych programów 
i urządzeń typu Firewall (UTM). 

§ 24. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych w Urzędzie określone są w Zarządzeniu Burmistrza w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości i obejmują głównie: 

1) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, 

2) zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez Burmistrza lub osoby przez niego upoważnione, 

3) podział kluczowych obowiązków, 

4) weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji. 

Rozdział 6.
Informacja i komunikacja 

§ 25. 1. Grupa standardów Informacja i komunikacja obejmuje: 

1) informację bieżącą, 

2) komunikację wewnętrzną, 

3) komunikację zewnętrzną. 

2. Zastępca Burmistrza, Skarbnik i Sekretarz Gminy oraz kierownicy wydziałów Urzędu są zobowiązani do zapewnienia pracownikom Urzędu stałego dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych. Informacje te powinny być rzetelne i efektywne oraz przekazywane w odpowiednim czasie i formie. System komunikacji powinien zapewnić przepływ informacji pomiędzy przełożonym a pracownikiem i odwrotnie. 

3. Zastępca Burmistrza, Skarbnik i Sekretarz zobowiązani są do bieżącego przekazywania kierownikom wydziałów Urzędu informacji niezbędnych do realizacji zadań Gminy oraz informacji organizacyjnych i technicznych, zgodnie z podziałem kompetencji i zadań. 

4. Zastępca Burmistrza, Skarbnik i Sekretarz Gminy określają sposób i formę komunikacji, w zależności od rangi informacji, mając na względzie jej efektywność, tj. właściwe zrozumienie informacji przez odbiorców (narady kierownictwa Urzędu, spotkania, pisma, przesyłanie komunikatów za pomocą sieci informatycznej i inne). 

5. Kierownicy wydziałów Urzędu odpowiedzialni są za umożliwienie bieżącego i skutecznego dostępu podległym pracownikom do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych, zgodnie z podziałem zadań i kompetencji określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu. 

6. Kierownicy wydziałów Urzędu określają sposób i formę komunikacji z pracownikami, biorąc pod uwagę specyfikę i strukturę wydziału oraz efektywność, tj. właściwe zrozumienie informacji przez odbiorców (zakresy czynności, polecenia służbowe, spotkania robocze, warsztaty, rozmowy, korespondencja wewnętrzna, przesyłanie komunikatów za pomocą sieci informatycznej i inne). 

7. Pozyskiwanie i wymiana informacji z podmiotami zewnętrznymi odbywa się poprzez: 

1) udział Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Skarbnika i Sekretarza Gminy oraz kierowników wydziałów Urzędu lub wyznaczonych przez nich pracowników w sesjach i komisjach Rady Miejskiej w Dębnie, 

2) przyjmowanie interesantów, rozpatrywanie petycji, skarg i wniosków mieszkańców, przygotowywanie odpowiedzi na zapytania i interpelacje radnych oraz wystąpienia Komisji Rady Miejskiej, 

3) spotkania Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika Gminy oraz kierowników wydziałów Urzędu z kierownikami jednostek organizacyjnych Gminy, 

4) korespondencję prowadzoną z podmiotami zewnętrznymi. 

8. W Urzędzie funkcjonują następujące mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej oraz z podmiotami zewnętrznymi: 

1) korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna, 

2) poczta elektroniczna, e-obieg, 

3) narady i spotkania z kierownictwem Urzędu oraz w ramach zespołów tematycznych. 

9. Korespondencja wewnętrzna oraz zewnętrzna odbywa się zgodnie z trybem i zasadami podpisywania pism i obiegu dokumentów określonymi w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu. 

Rozdział 7.
Monitorowanie i ocena 

§ 26. System kontroli zarządczej Gminy podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie. 

§ 27. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej ma na celu bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów. Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Skarbnik i Sekretarz , kierownicy wydziałów Urzędu zobowiązani są do bieżącego monitorowania skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, zgodnie z zakresem zadań i kompetencji określonym w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu, a w razie ujawnienia słabości lub problemów do zastosowania środków mających na celu rozwiązanie problemu i usprawnienie systemu kontroli zarządczej. 

§ 28. 1. Ocena systemu kontroli zarządczej dokonywana jest przede wszystkim poprzez: 

1) samoocenę, 

2) nadzór, 

3) audyt wewnętrzny, 

4) kontrole wewnętrzne i zewnętrzne, 

5) przeglądy i audity w ramach Systemu Zarządzania Jakością. 

2. Samoocena - kierownicy wydziałów Urzędu Miejskiego zobowiązani są do przeprowadzenia co najmniej raz w roku samooceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w swoich wydziałach. 

1) Wynik samooceny, sporządzonej wg wzoru Kwestionariusza samooceny, stanowiącego załącznik nr 2 do Zasad kontroli zarządczej, powinien być przekazany przez kierowników wydziałów Urzędu koordynatorowi kontroli zarządczej do końca lutego każdego roku za rok poprzedni, 

2) Koordynator kontroli zarządczej, w terminie do końca marca każdego roku, przekazuje Burmistrzowi sprawozdanie z samooceny kontroli zarządczej. 

3. Kontrole wewnętrzne i zewnętrzne przeprowadzą: 

1) Inspektor ds. kontroli, wg zasad i trybu przeprowadzania kontroli określonych odrębnym zarządzeniem Burmistrza (kontrole wewnętrzne i zewnętrzne), 

2) zespoły powoływane doraźnie w zakresie ustalonym przez Burmistrza, 

3) wydziały Urzędu w nadzorowanych jednostkach organizacyjnych Gminy 
i podmiotach nadzorowanych, zgodnie z podziałem zadań i kompetencji, 

4) organy kontroli zewnętrznej, przeprowadzane wg odrębnych przepisów. 

4. Przeglądy i audity wewnętrzne i zewnętrzne dotyczące Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie. 

5. Audyt wewnętrzny - dokonujący niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej w Gminie. Audyt wewnętrzny w Urzędzie jest przeprowadzany przez audytora wewnętrznego. 

6. Systematyczna ocena kontroli zarządczej dokonywana jest przez audyt wewnętrzny poprzez: 

1) uwzględnienie przez audytora wewnętrznego przy analizie ryzyka przeprowadzanej w celu przygotowania rocznego planu audytu wewnętrznego, priorytetów audytu wskazanych przez Burmistrza oraz zakresu jego odpowiedzialności za funkcjonowanie kontroli zarządczej w Gminie, 

2) wskazanie przez audytora wewnętrznego, w sprawozdaniu słabości kontroli zarządczej wraz z analizą ich przyczyn w obszarze ryzyka, 

3) ujęcie w sprawozdaniu z przeprowadzonego audytu, opinii audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej . 

7. Szczegółowe procedury i zasady prowadzenia audytu wewnętrznego reguluje Karta audytu wewnętrznego w Gminie, wprowadzone Zarządzeniem Burmistrza. 

§ 29. űródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej , w tym kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy przez Burmistrza są informacje 
o kontroli zarządczej w Gminie, w szczególności: 

1) sprawozdanie z koordynowania działań zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Dębnie, 

2) zbiorcza informacja o sposobie zorganizowania i funkcjonowania kontroli zarządczej 
w jednostkach organizacyjnych Gminy, 

3) sprawozdanie z samooceny kontroli zarządczej w Urzędzie, 

4) sprawozdanie z wykonania budżetu Gminy Dębno, w tym z realizacji celów (część objaśniająco - opisowa budżetu) oraz działań służących osiągnięciu tych celów, 

5) sprawozdanie z wykonania planu audytu oraz informacji przekazywanych na bieżąco, 

6) sprawozdanie roczne z wykonania planu kontroli przeprowadzonych przez inspektora ds. kontroli, 

7) sprawozdania z auditów i przeglądów (zewnętrznych i wewnętrznych) Systemu Zarządzania Jakością. 


Załącznik Nr 1.1 do Zarządzenia Nr 106/49/2012  
Burmistrza Dębna  
z dnia 14 grudnia 2012 r. 

Cele kontroli zarządczej.

Lp. 

Cel kontroli zarządczej (zapewnienie) 

Podstawa 
prawna 

Czynności dla osiągnięcia celu 



1. 


Zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi 


art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych 

Analiza szczególnych funkcji, celów i podstaw funkcjonowania, jakimi charakteryzuje się Urząd Miejski w Dębnie, na podstawie weryfikacji aktów prawnych ogólnie obowiązujących, aktów prawa międzynarodowego i stworzonych na ich podstawie aktów prawa miejscowego. 
Jako uzupełnienie - ocena wewnętrznych dokumentów normatywnych (zarządzenia, instrukcje, wytyczne, procedury, polecenia służbowe) opracowanych w Urzędzie. 


2. 


Skuteczność 
i efektywność 
działania 


art. 68 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych 

Ocena poziomu realizacji wykonywanych zadań (celów) 
w stosunku do minimalizacji kosztów ich osiągnięcia. Zastosowanie mierników i kwalifikacji poszczególnych celów w powiązaniu z działalnością podstawową 
i uzupełniającą. 
Wdrażanie działań oszczędnościowych. 
Opracowanie systemu reagowania na stwierdzone nieprawidłowości. 


3. 


Wiarygodność sprawozdań 


art. 68 ust. 2 pkt 3 ustawy o finansach publicznych 

Weryfikacja zapisów w księgach rachunkowych 
i porównanie ich z danymi prezentowanymi w sprawozdaniach finansowych i budżetowych. 
Ocena merytoryczna dokumentów źródłowych, jako podstawy do sporządzenia wszelkiego rodzaju sprawozdań wynikających ze specyfiki danej jednostki. 


4. 


Ochrona zasobów 


art. 68 ust. 2 pkt 4 ustawy o finansach publicznych 

Klasyfikacja zasobów i ustalenie hierarchii ich ważności. Ocena systemu i elementów składowych zarządzania jakością. 
Analiza procedur i skuteczności bezpieczeństwa wytwarzanych i prezentowanych informacji w jednostkach sektora finansów publicznych. 
Weryfikacja przestrzegania w bieżącej działalności reguł oraz przepisów o poufności, przystępności i wyłączności danych w zależności od ich ważności i przeznaczenia. 


5. 

Przestrzeganie i promowanie za- sad etycznego postępowania 

art. 68 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych 

Ustalenie i wdrożenie w życie kodeksu etyki. 
Propagowanie poprzez szkolenia i materiały promocyjne celów z obszaru etyki i działań mających na nią wpływ. 


6. 


Efektywność i skuteczność przepływu informacji 


art. 68 ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych 

Ocena aktualnie funkcjonującego systemu wytwarzania informacji i jej wykorzystywania w jednostkach sektora finansów publicznych dla osiągnięcia ustalonych celów. Wprowadzenie działań naprawczych w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości. 
Weryfikacja przeplywu informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami jednostki i jej efekływności 
w systemie zarządzania jednostką. 


7. 


Zarządzanie ryzykiem 


art. 68 ust. 2 pkt 7 ustawy o finansach publicznych 

Zdefiniowanie wszystkich obszarów ryzyka w Urzędzie Miejskim. 
Sprawdzenie, czy jest ono zgodne z oczekiwaniami kierownictwa i czy ma decydujący wpływ na oczekiwane efekty. 
Opracowanie systemu oceny skuteczności zarządzania ryzykiem. 


Załącznik Nr 1.2 do Zarządzenia Nr 106/49/2012 
Burmistrza Dębna  
z dnia 14 grudnia 2012 r. 

Kwestionariusz samooceny 

 

Lp. 

ZAGADNIENIE 

TAK 

NIE 

UWAGI 

1. 

2. 

3. 

4. 

5. 

1. 

Czy pracownicy Pani/Pana wydziału znają Kodeks etyki pracowników Urzędu w Dębnie (mają świadomość wartości etycznych obowiązujących przy wykonywaniu powierzonych zadań)? 

2. 

Czy Pan/Pani wie jak należy się zachować, 
w przypadku, gdy będzie Pan/Pani świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Urzędzie Miejskim w Dębnie? 

3. 

Czy w Pani/Pana wydziale zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk)? 

4. 

Czy zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności pracowników Pani/Pana wydziału został określony w formie pisemnej? 

5. 

Czy przy zmianie zadań wykonywanych na poszczególnych stanowiskach pracy w wydziale dokonywane są aktualizacje zakresów czynności? 

6. 

Czy pracownicy posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań? 

7. 

Czy struktura wydziału jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? 

8. 

Czy w Pani/ Pana wydziale tworzy się plany szkoleń pracowników? 

9. 

Czy pracownicy Pani/Pana wydziału mają zapewniony rozwój kompetencji zawodowych (szkolenia, konferencje, studia itp.)? 

10. 

Czy pracownicy Pani/Pana wydziału znają misję, cele strategiczne i operacyjne Urzędu Miejskiego w Dębnie? 

11. 

Czy dla Pani/Pana wydziału zostały wyznaczone w bieżącym roku cele i zadania oraz czy wskazano osoby odpowiedzialne za ich wykonanie? 

12 

Czy cele i zadania na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? 

13. 

Czy w Pana/Pani wydziale w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań wydziału/referatu? 

14. 

Czy podejmowane są działania w celu zmniejszenia wystąpienia zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk? 

15. 

Czy pracownicy w Pana/Pani wydziale mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w wydziale? 

16. 

Czy w Pani/Pana wydziale zostały zapewnione mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii? 

17. 

Czy dokumentacja wydziału jest w odpowiedni sposób zabezpieczona? 

18. 

Czy w Pani/Pana wydziale w odniesieniu do dokonywanych operacji finansowych występują niżej wymienione mechanizmy kontroli, tj.: 

- rzetelne i pełne dokumentowanie oraz rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, 

- zatwierdzanie operacji finansowych przez osoby upoważnione, 

- weryfikacja operacji finansowych przed i po ich realizacji? 

19. 

Czy istniejący w wydziale system przekazywania informacji zapewnia osobom zarządzającym i pracownikom otrzymywanie informacji w odpowiedniej formie i czasie? 

20. 

Czy w wydziale funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi? 

21. 

Czy pracownicy mają możliwość swobodnego zgłaszania sugestii w zakresie usprawniania działań? 

22. 

Czy w ramach wydziału organizowane są spotkania, podczas których omawiane są istotne problemy, ryzyka, słabości kontroli zarządczej? 

23. 

Czy dokonuje Pani/Pan monitoringu skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, umożliwiając w ten sposób bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów? 

24. 

Czu zalecenia audytu wewnętrznego oraz kontroli wewnętrznej i zewnętrznej są analizowane i wdrażane ? 


Załącznik Nr 1.3  Zarządzenia Nr 106/49/2012 
Burmistrza Dębna  
z dnia 14 grudnia 2012 

………………………………………….. 

(nazwa i adres jednostki) 

INFORMACJA O SPOSOBIE ZORGANIZOWANIA I FUNKCJONOWANIA 
KONTROLI ZARZĄDCZEJ ZA ROK ……………………
 

 

Lp. 

ZAGADNIENIE 

TAK 

NIE 

UWAGI # 

1. 

2. 

3. 

4. 

5. 

1. 

Czy zorganizowano i zapewniono adekwatny, skuteczny i efektywny system kontroli zarządczej 
(z uwzględnieniem specyfiki i charakteru 
jednostki) ? 


2. 

Czy w ramach funkcjonującego w jednostce systemu kontroli zarządczej zapewniono realizację celów: 

1) zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi 

2) skuteczność i efektywność działania 

3) wiarygodność sprawozdań 

4) ochrona zasobów 

5) przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania 

6) efektywność i skuteczność przepływu informacji 

7) zarządzanie ryzykiem 

3. 

Czy w ramach funkcjonującego w jednostce systemu kontroli zarządczej uwzględniono Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zawarte w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16. grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF nr 15, poz. 84) ? 

…………………………………………………… 

(data i podpis kierownika jednostki) 

- -------------------------- 

1 W przypadku zaznaczenia odpowiedzi „NIE” w kolumnie nr 4, proszę podać przyczyny oraz planowany termin uwzględnienia danego zagadnienia w systemie kontroli zarządczej. 

Id: 5FA46E13-02D7-46D9-9862-AD3257B5D7CA. Podpisany

Strona 1

Id: 5FA46E13-02D7-46D9-9862-AD3257B5D7CA. Podpisany

Strona 1

Id: 5FA46E13-02D7-46D9-9862-AD3257B5D7CA. Podpisany

Strona 1

Id: 5FA46E13-02D7-46D9-9862-AD3257B5D7CA. Podpisany

Strona 1

Id: 5FA46E13-02D7-46D9-9862-AD3257B5D7CA. Podpisany

Strona 1

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Anna Szymczyk 13-01-2014 14:50
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: Piotr Downar 14-12-2012
Ostatnia aktualizacja: - 13-01-2014 14:50